NEU gibt es jetzt für unseren Kunden ein KI unterstütztes Tool
zur automatischen Belegverarbeitung.

Die Vorteile auf einen Blick

• Kein Abtippen – Alle Daten kommen direkt aus dem Beleg ins BPS –  ohne Tippfehler, ohne Erfassungsaufwand.
• Nur prüfen, was abweicht – „Grüne“ Rechnungen verbuchen sich von selbst – auf den Tisch kommt nur „Gelb“ oder „Rot“.
• Doppelt kontrolliert – Jede Rechnung wird nachgerechnet und zusätzlich mit dem QR-Code auf dem Zahlteil abgeglichen.
• Das System lernt mit – Einmal korrigiert – beim nächsten Beleg kommt es automatisch richtig.

Ein Prozess – viele Möglichkeiten

• Das Tool liest das PDF-Dokument direkt aus einem E-Mail-Postfach aus und prüft bei jeder eingehenden E-Mail, welche Operation im BPS damit angestoßen und in welchem Anwendungsbereich die Daten einzutragen und weiter zu verarbeiten sind.
  • Kundenbestellungen         →        Auftrag anlegen
  • Eingangsrechnungen        →        Rechnungskontrolle / Rechn.Verbuchung
  • Auftragsbestätigungen     →        Termin-/Mengen-Bestätigung / Abweichungen
  • Lieferschein                        →        Wareneingangsbuchung
  • Weitere Dokumente (Gutschriften, …)
• Die relevanten Daten werden aus dem PDF ausgelesen und automatisiert in den jeweiligen ERP-Prozess eingespielt.
• Die PDF-Dokumente werden ebenfalls automatisch dem jeweiligen ERP-Prozess (Auftrag, Bestellung u.a.m.) angehängt.

Beispiel Eingangsrechnungen

• Die Eingangsrechnungen gehen als PDF ein und werden automatisch aus den Mails ausgelesen und im BPS gespeichert. Ein lokales KI-Tool liest die Daten aus den Dokumenten. Wenn alle Angaben in der zugehörigen Bestellung gefunden werden, kann eine automatisierte Rechnungskontrolle erfolgen. Es entfällt damit die manuelle Eingabe bei der Rechnungskontrolle.

Beispiel Lieferschein von Lieferanten

• Gleich läuft es auch mit den Lieferscheinen ab. Mit dem automatisierten Verarbeiten von Lieferscheinen kann die Wareneingangsbuchungen automatisiert werden. Es müssen dann nur noch die Wareneingänge geprüft werden, die nicht der Bestellung entsprechen.

Beispiel Bestellung von Kunden

• Mit dem automatisierten Verarbeiten von Bestellungen kann die Auftragserfassung automatisiert werden.

Flowchart vom Ablauf der automatisierten PDF-Verarbeitung

Das ist ein tolles Tool, mit dem in der Administration viel Zeit und Geld eingespart werden können.